A więc – jak tam Twój kalendarz? Roi się w nim od spotkań, a może wręcz przeciwnie – pracujesz w myśl zasady „każe spotkanie może być mailem”?
Co ciekawe – Polacy i Polki w większości lubią spotkania i uważają je za potrzebne.
👉 To dane, które możesz sprawdzić w tym badaniu LiveCareer.
Spotkania sprzyjają rozwijaniu i pielęgnowaniu relacji interpersonalnych, a przeprowadzane na żywo – pomagają budować satysfakcjonujące więzi ze współpracownikami.
Jest też druga strona tego medalu. Największe „pain points” to przedłużające się spotkania bez konkretnego planu. I o możliwościach rozwiązania tego problemu opowiada dzisiejszy gość naszego bloga – Michał Mazur!
Michał to doświadczony UX designer, który od wielu lat z zamiłowaniem dzieli się swoją wiedzą. Na co dzień zajmuje się tematyką użyteczności, architektury UX, badaniami użytkowników i strategią produktów cyfrowych.
🔗 Prowadzi swój newsletter i podcast „UX Wieczorową Porą”, a nawet kursy, które możesz znaleźć na jego stronie – UXed.
Rozsiądź się wygodnie, a my mikrofon przekazujemy Michałowi! 🎤
🗾 Koniec ze spotkaniami bez planu. Doświadczenia z warsztatów i ich organizacja
„A co, gdyby tak można było automatycznie odwoływać spotkania, które nie mają spisanej agendy?”, spytał Florian, założyciel startupu Zipdo, który wraz z moim skromnym udziałem zbudował narzędzie do ulepszania i unikania spotkań.
Zdaje się, że odpowiedź jest oczywista, a jednak tam często potrafimy utknąć na długim spotkaniu, które ciągnie się godzinami lub skaczemy z Zooma na Meeta i z powrotem.
Już na początku mojej drogi w UX Designie zauważyłem problem z komunikacją nawet w najmniejszych zespołach – wiele decyzji projektowych rozjeżdżało się w przedbiegach.
Z jakich powodów? Cóż, albo forma pisana nie była wystarczająca do przekazania wszystkich niuansów produktu, albo spotkaliśmy się… i każdy zapamiętał ze spotkania co innego.
Jako osoby projektujące produkty cyfrowe w szerszych zespołach produktowych mamy zatem dwa problemy – zbyt dużo spotkań lub spotkania o niskiej jakości. Oba z nich możemy załagodzić, organizując od czasu do czasu warsztaty projektowe!
Moje założenia odnośnie definicji warsztatów są dosyć proste: musi to być spotkanie co najmniej 2 osób (chyba, że chcesz warsztatować z lustrem), które ma osobę facylitującą, plan (agendę), określone wejścia i wyjścia.
Przeprowadziwszy już ponad 50 warsztatów z klientami nie widziałem problemu, którego nie dało się omówić na odpowiednio zaprojektowanej sesji.
Jeśli zbierzesz w jednym momencie osoby z odpowiednią wiedzą i chęcią działania, możesz zaprojektować strategię firmy, architekturę aplikacji, plan badawczy wywiadów z użytkownikami lub schemat interfejsu konkretnej podstrony.
Jeśli nie rozwiążesz jakieś problemu wspólnie ze swoim zespołem, w najgorszym wypadku pozostaniecie ze świadomością jakiej wiedzy Wam brakuje, żeby ów problem rozwiązać!
🛠️ Dlaczego warsztaty działają?
Kilka prostych elementów warsztatowania, o których wspomniałem wcześniej, pracuje razem, aby uczynić spotkania lepsze. Dlaczego?
Facylitator – osoba, która ma “władzę” nad spotkaniem stoi na straży odpowiedniego poziomu dyskusji i prowadzi uczestników przez szereg aktywności, dzięki czemu mogą się oni skupić na produktywnej pracy, a nie uciekać w dygresje.
Aby odpowiednio zadbać o odpowiedni poziom energii, możesz pomyśleć o przemieszaniu aktywności indywidualnych, grupowych i podgrupowych.
Agenda – rozłożenie aktywności w odpowiedniej kolejności i nałożenie im odpowiednich ograniczeń czasowych to jedno z największych wyzwań prowadzenia warsztatów.
Za to, jeśli zrobisz to dobrze, zobaczysz na własne oczy jak karteczki na ścianach (wirtualnych lub prawdziwych) budują Waszą wspólną wiedzę krok po kroku, od ogółu do szczegółu.
Od szukania problemów do wyboru rozwiązań. Agenda to też punkt odniesienia, na który zgadzają się uczestnicy, a co za tym idzie – supermoc dla Facylitatora, który ma obiektywny powód, żeby przerwać dygresję.
Informacje wejściowe – przy każdym spotkaniu pamiętaj o zasadzie GIGO – Garbage in, Garbage out. Jeśli chcesz zaprojektować udaną, produktywną sesję, potrzebujesz zaprosić na nią osoby, które będą miały odpowiednią wiedzę i moc decyzyjną. Jeśli jest jakaś wiedza, którą posiada jedna osoba w zespole, zaplanuj 20-minutowe Lightning Talks, które pomogą wyrównać poziom wiedzy w zespole.
Informacje wyjściowe – jednym z problemów, o których wspominałem wcześniej jest fakt, że ludzie często wynoszą różne wnioski z tego samego spotkania, ponieważ nikt ich nie spisał. Takie sztuczki nie ze mną, Brunner! (#boomerquote alert)
Jako odpowiedzialny warsztatowiec zawsze dbam o to, żeby każdy z uczestników miał dostęp do przestrzeni warsztatowej (np. na Miro lub Figjam, jeśli pracujemy zdalnie) oraz otrzymał spisany raport z warsztatów, który podsumowuje najważniejsze ustalenia.
Wierz mi, dzięki tej jednej sztuczce każdy projekt pójdzie do przodu o wieeeele sprawniej!
👉 Kiedy stosować warsztaty w procesie projektowania UX?
Warsztaty to według mnie mega istotny element procesu projektowania, który pozwala zaoszczędzić wielu nerwów i nieporozumień na różnych etapach tworzenia produktów cyfrowych. Nigdy nie ma złego czasu na przeprowadzenie produktywnej sesji!
- Początek procesu projektowania → zbierz najważniejsze informacje i wizję produktu oraz zbuduj wspólne zrozumienie i ducha zespołu.
- Faza architektury → podejmij wspólnie kluczowe decyzje projektowe.
- Faza projektowania UX → wspólnie wygeneruj rozwiązania wyzwań, z którymi borykają się użytkownicy.
- Faza projektu wizualnego i budowania produktu → zbierz feedback od zespołu oraz wspólnie przeanalizuj jak usprawnić produkt, który już możecie przetestować wewnętrznie lub z użytkownikami.
- Po etapie / sprincie projektowym → za pomocą dowolnego szablony Retrospektywy podsumuj pracę zespołową i zastanów się jak ją usprawnić na przyszłość.
☝️ Jak zacząć z warsztatami?
O ile najlepiej uczyć się w praktyce, wiem, że z warsztatami trudno jest zacząć, bo w internecie jest pełno kolorowych szablonów metod, które początkujący obawiają się używać na “poważnych pracowych spotkaniach z zarządem.” Proponuję spróbować wprowadzić drobne elementy warsztatowe do spotkań, które już prowadzisz i stopniowo oswajać się z rolą Facylitatora.
Jeśli szukasz inspiracji odnośnie projektowania i prowadzenia sesji warsztatowych, bardzo polecam bloga Gamestorming, który jest zasobem pełnym świetnych pomysłów, rad i szablonów.
Wiele świetnych zasobów znajdziesz również w Miroverse, crowdsource’owej bibliotece szablonów do użycia w Miro.
A od nas polecamy – koniecznie wpadnij na stronę Michała – czeka tam na Ciebie mnóstwo wiedzy! ❤️
I koniecznie podziel się z nami opinią w komentarzu. 👇🏻
